5 Cách Tìm Kiếm, Thay Thế Trong Excel Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
Các tùy chọn
Việc tìm kiếm và thay thế dữ liệu trên Word đã quá quen thuộc với người dùng. Vậy còn trên Excel thì sao? Liệu có cách nào để tìm kiếm và thay thế dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác?
Câu trả lời là CÓ. Hãy cùng Tieudiemgame khám phá ngay trong bài viết dưới đây!
I. Lợi ích khi sử dụng chức năng tìm kiếm và thay thế trong Excel
Sử dụng chức năng tìm kiếm và thay thế trong Excel mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức:
- Tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng: Không cần phải đọc lướt qua hàng loạt dữ liệu, chỉ cần nhập từ khóa cần tìm, Excel sẽ giúp bạn xác định vị trí của nó trong nháy mắt.
- Thay thế dữ liệu hàng loạt: Dễ dàng sửa lỗi hoặc cập nhật thông tin cho nhiều ô cùng lúc. Thay vì phải thay đổi thủ công từng ô, bạn có thể thay thế tất cả chỉ với vài thao tác đơn giản.
- Xử lý dữ liệu hiệu quả: Tìm kiếm và thay thế dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau, từ giá trị cụ thể đến định dạng, giúp bạn xử lý dữ liệu một cách linh hoạt và chính xác hơn.
II. Cách sử dụng chức năng tìm kiếm (Find) trong Excel
1. Tìm kiếm dữ liệu trong vùng dữ liệu, bảng tính hoặc toàn bộ file Excel
Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu bạn muốn tìm kiếm.
Bước 2: Mở hộp thoại Find and Replace bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + F. Hoặc bạn có thể vào thẻ Home > Editing > Find & Select > Find…
Bước 3: Trong ô Find what, nhập từ khóa hoặc giá trị bạn muốn tìm kiếm.
Bước 4: Nhấn chọn Find All để hiển thị danh sách tất cả các ô chứa dữ liệu cần tìm hoặc nhấn chọn Find Next để di chuyển đến ô chứa dữ liệu cần tìm tiếp theo.
Mẹo: Nhập chính xác từ khóa, bao gồm cả chữ hoa, chữ thường và định dạng để tìm kiếm chính xác hơn.
2. Tìm kiếm nâng cao trong Excel với các tùy chọn bổ sung
Để thu hẹp kết quả tìm kiếm và tìm kiếm chính xác hơn, bạn có thể sử dụng các tùy chọn bổ sung trong hộp thoại Find and Replace.
Bước 1: Mở hộp thoại Find and Replace > Nhấn vào Options để mở rộng hộp thoại.
Bước 2: Lựa chọn các tùy chọn phù hợp với mục đích tìm kiếm:
- Within: Tìm kiếm trong bảng tính hiện tại (Sheet) hoặc toàn bộ file Excel (Workbook).
- Search: Tìm kiếm theo hàng (By Rows) hoặc theo cột (By Columns).
- Look in: Tìm kiếm trong công thức (Formulas), giá trị (Values) hoặc ghi chú (Comments).
- Match case: Tìm kiếm chính xác chữ hoa, chữ thường.
- Match entire cell contents: Chỉ tìm kiếm các ô chứa chính xác từ khóa đã nhập.
3. Tìm kiếm theo định dạng trong Excel
Bạn có thể tìm kiếm các ô có định dạng cụ thể, ví dụ như màu nền, kiểu chữ, căn lề…
Bước 1: Mở hộp thoại Find and Replace > Nhấn vào Options > Format.
Bước 2: Trong hộp thoại Find Format, chọn các định dạng bạn muốn tìm kiếm.
Mẹo: Để tìm kiếm các ô có định dạng giống với một ô cụ thể, bạn có thể chọn Choose Format From Cell và nhấp chuột vào ô đó.
4. Tìm kiếm các ô chứa công thức trong Excel
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu bạn muốn tìm kiếm > Vào thẻ Home > Editing > Find & Select > Go to Special.
Bước 2: Trong hộp thoại Go to Special, chọn Formulas.
Bước 3: Chọn loại công thức bạn muốn tìm kiếm:
- Numbers: Tìm kiếm công thức chứa số (bao gồm cả ngày tháng).
- Text: Tìm kiếm công thức chứa văn bản.
- Logicals: Tìm kiếm công thức chứa giá trị TRUE hoặc FALSE.
- Errors: Tìm kiếm công thức chứa lỗi.
Bước 4: Nhấn OK.
5. Sử dụng ký tự đại diện để tìm kiếm trong Excel
Bạn có thể sử dụng ký tự đại diện như dấu sao (*) và dấu hỏi (?) để tìm kiếm linh hoạt hơn:
- *Dấu sao ()*: Thay thế cho bất kỳ chuỗi ký tự nào. Ví dụ: “tigame” sẽ tìm thấy “tieudiemgame”, “tin tuc game”…
- Dấu hỏi (?): Thay thế cho một ký tự bất kỳ. Ví dụ: “g?me” sẽ tìm thấy “game”, “fame”…
III. Cách sử dụng chức năng thay thế (Replace) trong Excel
1. Thay thế một giá trị bằng một giá trị khác
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu bạn muốn thay thế.
Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H hoặc vào thẻ Home > Editing > Find & Select > Replace.
Bước 3: Nhập giá trị cần tìm kiếm vào ô Find what và giá trị muốn thay thế vào ô Replace with.
Bước 4: Nhấn Replace để thay thế từng giá trị một hoặc Replace All để thay thế tất cả.
2. Thay thế văn bản hoặc số bằng khoảng trắng
Bước 1: Nhập giá trị cần thay thế vào ô Find what.
Bước 2: Để trống ô Replace with.
Bước 3: Nhấn Replace All.
3. Tìm và thay thế ký tự ngắt dòng trong Excel
Bước 1: Nhập tổ hợp phím Ctrl + J vào ô Find what để tìm kiếm ký tự ngắt dòng.
Bước 2: Nhập ký tự muốn thay thế vào ô Replace with.
Bước 3: Nhấn Replace hoặc Replace All.
4. Thay đổi định dạng dữ liệu hàng loạt
Bước 1: Mở hộp thoại Find and Replace > Options.
Bước 2: Nhấn vào nút Format bên cạnh ô Find what và chọn định dạng muốn tìm kiếm.
Bước 3: Nhấn vào nút Format bên cạnh ô Replace with và chọn định dạng muốn thay thế.
Bước 4: Nhấn Replace hoặc Replace All.
5. Tìm kiếm và thay thế bằng ký tự đại diện
Bước 1: Nhập ký tự đại diện vào ô Find what. Ví dụ: “*~?” để tìm kiếm các ô chứa dấu sao và dấu hỏi.
Bước 2: Nhập ký tự muốn thay thế vào ô Replace with.
Bước 3: Nhấn Replace hoặc Replace All.
Lời kết
Trên đây là 5 cách tìm kiếm và thay thế trong Excel từ cơ bản đến nâng cao. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích, giúp bạn thao tác trên bảng tính Excel một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.
Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ cho bạn bè cùng biết và để lại bình luận bên dưới nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào nhé!
